Buluşmalar, halkın sözünü özgürce ifade edebildiği, herkesin eşit şekilde yer aldığı kamusal tartışma alanlarıdır.

Her buluşma, belirli bir düzen ve görev paylaşımı içinde yürütülür; amaç, hem düzeni korumak hem de herkesin sesini duyurabilmesini sağlamaktır.

Buluşma alanında birkaç temel masa ve görev birimi bulunur:

                •             Beyaz Masa: Yurttaşların bireysel taleplerini, başvurularını ve genel hizmetle ilgili sorularını iletebildiği noktadır. Bu masa, buluşmalarda dile getirilen bireysel ihtiyaçları toplumsal taleplerden ayırır ve ilgili birimlere yönlendirir.

                •             Kâtip Masası: Buluşmada alınan sözleri, önerileri ve kararları kayıt altına alır. Böylece sürecin her aşaması belgelendirilir ve şeffaflık korunur.

                •             Serbest Kürsü Alanı: Her katılımcının protokol ya da sıralama olmadan konuşabildiği alandır. Kimseye öncelik veya ayrıcalık tanınmaz; her yurttaş eşit söz hakkına sahiptir.

                •             Çocuk Alanı: Buluşmalara katılan ebeveynlerin rahatça sürece dahil olabilmesi için çocukların oyun oynayabileceği, güvenli bir alan oluşturulur. Bu, katılımı kapsayıcı hale getirir.

Buluşmalarda protokol düzeni yoktur. Belediye yönetimi, yurttaşlarla aynı düzeyde oturur ve dinleyici konumundadır.

Amaç, yöneten-yönetilen ayrımını kaldırarak halkla doğrudan ilişki kurmak ve ortak aklı güçlendirmektir.

Bu süreçte ayrıca, buluşmaların yapıldığı mahallelerde tespit edilen acil veya proje dışı ihtiyaçlar da dikkate alınır.

Temel belediye hizmetleri (temizlik, bakım, park düzenlemesi gibi) aynı dönemlerde hızlandırılır ve mahalle halkının katılımı ile tamamlanır.

Böylece hem demokratik katılım hem de somut iyileşme birlikte hayata geçirilmiş olur.

Buluşmaların genel işleyişi, katılımın yalnızca bir toplantı değil; bir öğrenme, paylaşma ve birlikte karar alma pratiği haline gelmesini hedefler